Política do Canal de Denúncias

1. Objetivo

A presente Política estabelece as diretrizes, regras e procedimentos do Canal de Ética e Conduta da Objetiva Solução Empresarial Ltda. (doravante denominada “Empresa”), com o propósito de:

• Disponibilizar um canal seguro, acessível e confidencial para o recebimento de relatos sobre condutas que violem a legislação, normas internas, princípios éticos ou o Código de Conduta da Empresa;
• Promover uma cultura organizacional pautada pela integridade, transparência e respeito;
• Prevenir e combater o assédio moral, o assédio sexual e toda forma de discriminação no ambiente de trabalho, em conformidade com a Lei n.º 14.457/2022;
• Contribuir para a gestão de riscos psicossociais no trabalho, conforme as diretrizes da Norma Regulamentadora n.º 1 (NR-1);
• Assegurar a proteção dos dados pessoais envolvidos em todo o processo, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei n.º 13.709/2018).

O Canal de Ética e Conduta é um instrumento essencial do Programa de Integridade da Empresa e integra as medidas de prevenção e combate ao assédio exigidas pelo Decreto n.º 11.514/2023, que regulamenta a Lei n.º 14.457/2022.

2. Abrangência

Esta Política aplica-se a toda a Empresa e o Canal de Denúncias pode ser utilizado por:

• Colaboradores — empregados, estagiários, aprendizes e trabalhadores temporários, independentemente do cargo ou nível hierárquico;
• Clientes — pessoas físicas ou jurídicas que adquiram ou utilizem produtos e serviços da Empresa;
• Fornecedores e Prestadores de Serviço — parceiros comerciais, consultores, representantes e quaisquer terceiros vinculados contratualmente;
• Comunidade e Terceiros — qualquer pessoa que tenha conhecimento de irregularidades praticadas por ou contra a Empresa.

Não é necessário possuir vínculo formal com a Empresa para utilizar o Canal. O acesso é livre e disponível de forma ininterrupta pela plataforma digital.

3. Base Legal

O Canal de Ética e Conduta foi instituído em observância ao seguinte arcabouço normativo:

Complementarmente, observam-se as disposições do Código Penal Brasileiro (arts. 216-A, 146 e 147), da CLT (art. 483), do Decreto n.º 11.514/2023 e demais normas aplicáveis.

4. O que pode ser denunciado

O Canal destina-se ao recebimento de relatos sobre quaisquer condutas que representem violação às leis vigentes, ao Código de Conduta, às políticas internas ou aos princípios éticos da Empresa. Incluem-se, de forma exemplificativa:

O Canal não se destina a reclamações de natureza comercial, solicitações de suporte técnico, sugestões de melhoria ou questões que não envolvam condutas antiéticas ou ilegais.

5. Como fazer uma denúncia

O registro de denúncias é realizado exclusivamente por meio da plataforma digital, acessível pelo endereço do Canal de Ética e Conduta. O processo segue as etapas abaixo:

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   Acesse o formulário

   Clique em "Fazer uma denúncia" na página inicial. Você pode optar por se identificar ou permanecer anônimo.

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   Descreva os fatos

   Preencha o formulário com o máximo de detalhes possível: selecione a categoria, descreva o ocorrido, indique quando e onde aconteceu, e informe quem está envolvido. Informações detalhadas são fundamentais para a apuração.

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   Receba seu protocolo

   Ao concluir o envio, o sistema gerará automaticamente um número de protocolo e uma senha de acesso. Guarde essas informações em local seguro — elas são indispensáveis para acompanhar o andamento da denúncia.

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   Acompanhe e interaja

   Utilize o protocolo e a senha na seção "Acompanhar denúncia" para verificar o status da apuração e trocar mensagens com o Comitê de Ética. Mesmo denúncias anônimas permitem essa interação bidirecional.

6. Anonimato e Confidencialidade

A proteção da identidade do denunciante é um pilar fundamental deste Canal. A Empresa adota as seguintes garantias:

6.1. Anonimato

• O denunciante pode optar por realizar o relato de forma totalmente anônima, sem necessidade de informar qualquer dado pessoal (nome, e-mail, telefone ou qualquer outro identificador);
• A plataforma não registra endereço IP, cookies de rastreamento, identificadores de dispositivo ou quaisquer metadados que possam levar à identificação do denunciante anônimo;
• Mesmo em denúncias anônimas, o sistema de protocolo e senha permite o acompanhamento do relato e a comunicação com o Comitê de Ética, sem comprometer o anonimato;
• A opção de anonimato está em conformidade com o art. 23, inciso I, da Lei n.º 14.457/2022.

6.2. Confidencialidade

• Todas as informações recebidas pelo Canal são tratadas sob estrito sigilo;
• O acesso ao conteúdo das denúncias é restrito exclusivamente aos membros do Comitê de Ética, que estão vinculados a termo de confidencialidade;
• É vedada a divulgação de informações sobre o denunciante, o denunciado ou o teor da denúncia a qualquer pessoa não autorizada, sob pena de aplicação de medidas disciplinares;
• Os dados são armazenados em ambiente criptografado e com controles de acesso restritos;
• A confidencialidade é mantida em todas as etapas do processo: recebimento, triagem, apuração, deliberação e aplicação de medidas.

7. Proteção ao denunciante

A Empresa proíbe expressamente qualquer forma de retaliação contra o denunciante de boa-fé. Esta proteção está em conformidade com a Lei n.º 14.457/2022 e abrange:

• Vedação à retaliação: é proibida a adoção de qualquer medida prejudicial ao denunciante em razão do relato realizado, incluindo demissão, transferência arbitrária, rebaixamento de função, alteração desfavorável de condições de trabalho, exclusão de projetos ou qualquer forma de intimidação ou perseguição;
• Extensão da proteção: a vedação se estende a testemunhas, peritos e demais pessoas que colaborem com a apuração dos fatos;
• Canal de denúncia de retaliação: caso o denunciante sofra qualquer tipo de retaliação em decorrência do relato, poderá registrar nova denúncia específica, que será tratada com prioridade pelo Comitê de Ética;
• Responsabilização: a prática de retaliação confirmada ensejará a aplicação de medidas disciplinares ao retaliador, que podem ir desde advertência formal até a rescisão do contrato de trabalho por justa causa, sem prejuízo de responsabilização civil e criminal.

8. Processo de apuração

Todas as denúncias recebidas pelo Canal passam por um processo estruturado de apuração, conduzido pelo Comitê de Ética, que observa os princípios do contraditório, da ampla defesa e da presunção de inocência:

1. a) Recebimento e triagem

   A denúncia é recebida pelo Comitê de Ética, que verifica a pertinência e a completude das informações. Denúncias que não se enquadrem no escopo do Canal são encaminhadas ao setor competente ou arquivadas com justificativa.

2. b) Análise preliminar

   O Comitê realiza uma análise preliminar dos fatos relatados para definir a gravidade, a urgência e a estratégia de apuração. Havendo necessidade, poderá solicitar informações complementares ao denunciante pelo próprio Canal.

3. c) Investigação

   A investigação pode incluir análise documental, entrevistas com envolvidos e testemunhas, verificação de registros e quaisquer outras diligências pertinentes. Todas as ações são documentadas e realizadas sob sigilo.

4. d) Deliberação

   Concluída a investigação, o Comitê de Ética elabora relatório conclusivo com os achados e recomendações. As deliberações podem incluir: arquivamento fundamentado, aplicação de medidas disciplinares, encaminhamento às autoridades competentes ou adoção de medidas preventivas e corretivas.

5. e) Retorno ao denunciante

   O denunciante é informado, por meio do Canal, sobre a conclusão da apuração e as providências adotadas, observados os limites de confidencialidade aplicáveis ao caso.

9. Prazos

A Empresa compromete-se com os seguintes prazos para o tratamento das denúncias:

O denunciante poderá verificar o andamento da apuração a qualquer momento por meio da plataforma, utilizando o protocolo e a senha fornecidos no momento do registro.

10. Proteção de dados pessoais (LGPD)

O tratamento de dados pessoais no âmbito do Canal de Denúncias observa integralmente as disposições da Lei n.º 13.709/2018 (LGPD):

10.1. Bases legais

Os dados pessoais eventualmente fornecidos pelo denunciante ou coletados durante a apuração são tratados com fundamento nas seguintes bases legais:

• Legítimo interesse do controlador (art. 7º, IX, da LGPD): para a condução de apurações internas e proteção do ambiente organizacional;
• Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI, da LGPD);
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II, da LGPD): em atendimento à Lei n.º 14.457/2022, NR-1 e demais normas aplicáveis.

10.2. Princípios observados

• Finalidade: os dados são utilizados exclusivamente para o recebimento, a apuração e o acompanhamento de denúncias;
• Necessidade: somente são tratados os dados estritamente necessários para cada etapa do processo;
• Segurança: são adotadas medidas técnicas (criptografia, controle de acesso, logs de auditoria) e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, destruição, perda ou alteração;
• Transparência: o titular dos dados é informado, sempre que possível, sobre o tratamento realizado.

10.3. Retenção e eliminação

Os dados pessoais relacionados às denúncias serão mantidos pelo prazo necessário ao cumprimento de suas finalidades, observando-se os prazos prescricionais aplicáveis. Transcorrido o prazo de retenção, os dados serão eliminados de forma segura ou anonimizados, nos termos do art. 16 da LGPD.

10.4. Direitos dos titulares

Os titulares de dados pessoais podem exercer os direitos previstos no art. 18 da LGPD, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção e eliminação de dados, ressalvadas as hipóteses legais que justifiquem a manutenção do tratamento. As solicitações devem ser encaminhadas ao encarregado de proteção de dados da Empresa (DPO).

11. Comitê de Ética

O Comitê de Ética é o órgão responsável pelo recebimento, análise e apuração das denúncias, bem como pela recomendação de medidas disciplinares e preventivas.

11.1. Composição

O Comitê é composto por, no mínimo, 3 (três) membros designados pela direção da Empresa, escolhidos com base em critérios de idoneidade, imparcialidade e conhecimento técnico. A composição deve, sempre que possível, contemplar diversidade de áreas e perspectivas.

11.2. Independência e imparcialidade

• Os membros do Comitê possuem autonomia e independência para conduzir as apurações, sem interferência de gestores ou da direção nos casos em análise;
• É vedada a participação de membros que possuam relação direta com os fatos ou com os envolvidos em determinada denúncia (impedimento e suspeição);
• Todos os membros firmam termo de confidencialidade e de ausência de conflito de interesses.

11.3. Atribuições

• Receber, analisar e dar tratamento a todas as denúncias;
• Conduzir investigações com imparcialidade e sigilo;
• Recomendar medidas disciplinares, corretivas e preventivas;
• Elaborar relatórios periódicos sobre o funcionamento do Canal (sem identificar casos individuais);
• Promover a atualização e o aperfeiçoamento contínuo desta Política.

12. Disposições finais

• Esta Política entra em vigor na data de sua publicação e aplica-se a todas as denúncias recebidas a partir de então;
• A Empresa promoverá a ampla divulgação desta Política a todos os colaboradores, clientes e parceiros, por meio de canais internos e externos;
• Serão realizadas ações periódicas de treinamento e capacitação sobre o funcionamento do Canal, prevenção ao assédio e temas correlatos, em conformidade com o art. 23, inciso III, da Lei n.º 14.457/2022;
• O descumprimento das disposições desta Política por qualquer colaborador, independentemente de nível hierárquico, sujeitará o infrator às medidas disciplinares previstas nas normas internas, sem prejuízo das responsabilidades civis e penais cabíveis;
• Esta Política será revisada periodicamente, no mínimo a cada 12 (doze) meses, ou sempre que houver alteração legislativa ou regulatória relevante, deliberação do Comitê de Ética ou determinação da direção da Empresa;
• Casos omissos serão resolvidos pelo Comitê de Ética, com base nos princípios gerais do Direito, na legislação vigente e nos valores da Empresa.